ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด 2 อย่างนี้ต่างกันไหม ใช้แทนกันได้หรือเปล่า

หากเราเริ่มต้นทำบัญชีกันจริงจังสังเกตกันไหมว่าหลังจากการจ่ายเงินให้กับบริการต่าง ๆ แล้ว ก็จะได้รับใบเสร็จกลับคืนมาเสมอ ซึ่งผู้ให้บริการแต่ละแห่งก็จะยื่นใบเสร็จนั้นให้กับลูกค้าเพื่อช่วยยืนยันการเข้ารับบริการ แต่สำหรับคนที่รับใบเสร็จมาแล้วไม่ได้นำไปใช้ต่อในธุรกรรมอย่างอื่นก็จะเป็นสิ่งที่ไร้ประโยชน์ แต่สำหรับบริษัทหรือห้างร้านที่ต้องการหลักฐานเพื่อใช้ยืนยันรายการเสียภาษี ใบเสร็จที่รับมาจึงเป็นสิ่งที่มีค่ามากเมื่อได้รับมาแล้วก็ต้องเก็บไว้เป็นอย่างดี แต่ใบเสร็จที่มีให้เห็นก็จะมาในรูปแบบของ “ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด” แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่มีลักษณะคล้ายกันแต่รายละเอียดการใช้งานจะเป็นอย่างไร และวันนี้เราก็จะมาขยายความเกี่ยวกับใบเสร็จทั้ง 2 แบบนั้นมีข้อบ่งใช้ที่ควรรู้อย่างไร

สำหรับใครที่ต้องการอ่านเฉพาะบางหัวข้อ สามารถกดเลือกอ่านได้ที่นี่ครับ

หน้าที่ของ ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด

ก่อนที่จะไปหาคำตอบว่า ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด นั้นมีข้อแตกต่างกันอย่างไร ก็ต้องมาทำความเข้าใจก่อนว่าใบเสร็จทั้ง 2 แบบนี้มีหน้าที่อะไร ในแวดวงการซื้อขายสินและบริการทั้ง ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด มีจุดประสงค์ในการใช้แบบเดียวกัน โดยมีไว้เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการซื้อขายสินค้าหรือบริการว่าทั้งผู้ซื้อได้ชำระเงินพร้อมกับผู้ขายได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว ซึ่งผู้ขายจะต้องออกใบเสร็จเหล่านี้ให้แก่ผู้ซื้อหลังจากรับชำระเงิน

ใบเสร็จรับเงินมีลักษณะอย่างไร

ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารการรับเงินที่ผู้จำหน่ายสินค้าหรือบริการต้องออกให้กับผู้ที่มาซื้อสินค้า เพื่อเป็นการยืนยันว่าการซื้อขายสินค้านั้นได้รับการชำระเงินและส่งมอบสินค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยใบเสร็จรับเงินจะมีทั้งที่พิมพ์ลงบนกระดาษ หรือเป็นเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ได้ ในใบเสร็จรับเงินจำเป็นต้องระบุรายการสินค้าอย่างชัดเจน ระบุราคาต่อหน่วย และในแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงินจะต้องระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผู้ให้บริการ พร้อมต้องระบุข้อมูลด้านภาษีของผู้ให้บริการอย่างครบถ้วน โดยใบเสร็จรับเงินจะมีทั้งแบบที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม และไม่ได้อยู่ในภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใบเสร็จรับเงินที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มสามารถแบ่งออกเป็น 2 แบบ คือ

1. ใบเสร็จรับเงินที่เป็นใบกำกับภาษีอย่างย่อ

จะเป็นใบเสร็จขนาดเล็กที่ระบุรายการและราคาสินค้าตามจริง ระบุข้อมูลด้านภาษีของผู้ให้บริการ แต่จะไม่ได้ระบุที่อยู่ของลูกค้า อย่างเช่นใบเสร็จที่ได้รับจากร้านสะดวกซื้อ

2. ใบเสร็จรับเงินที่เป็นใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

จะเป็นชุดเอกสารที่ระบุรายการและราคาสินค้าตามจริง มีการแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุข้อมูลด้านภาษีของผู้ให้บริการ และระบุข้อมูลด้านภาษีและที่อยู่ของลูกค้าอย่างชัดเจน

สามารถอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและการออกใบกำกับภาษีให้ถูกต้องได้ที่นี่

บิลเงินสดมีลักษณะอย่างไร

บิลเงินสด เป็นเอกสารเพื่อยืนยันการซื้อขายสินค้าและบริการเหมือนกับใบเสร็จรับเงิน แต่จะเป็นลักษณะเอกสารที่ผู้ให้บริการจะต้องมากรอกข้อมูลเองทั้งหมด โดยข้อมูลที่บันทึกลงในบิลเงินสดก็ต้องระบุรายการสินค้า ระบุราคาต่อหน่วย พร้อมด้วยข้อมูลด้านภาษีของทั้งผู้ซื้อและผู้ขายอย่างชัดเจนเหมือนกับการออกใบเสร็จรับเงิน เพราะหากระบุข้อมูลตามกำหนดของกรมสรรพากรไม่ครบถ้วน จะทำให้บิลเงินสดใบนั้นไม่สามารถนำไปอ้างอิงทางภาษีได้นั่นเอง

ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด ต่างกันตรงไหน

เมื่อไล่เรียงลักษณะของ ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด กันมาแล้ว จึงทำให้แยกความแตกต่างของใบเสร็จทั้ง 2 แบบได้อยู่ว่า ใบเสร็จรับเงินจะมีความเป็นทางการมากกว่าบิลเงินสดเพราะเป็นแบบฟอร์มที่ถูกจัดวางไว้แล้ว เป็นลักษณะของเอกสารที่ต้องพิมพ์ออกมาจากระบบ ในขณะที่บิลเงินสดเป็นเอกสารที่มีฟอร์มให้กรอกข้อมูลต่าง ๆ เอาเองทั้งหมด ในความที่เป็นเอกสารที่บันทึกด้วยลายมือจึงมีความน่าเชื่อถือน้อยกว่าเอกสารที่พิมพ์ออกมาจากระบบ เพราะสามารถนำไปแอบอ้างเพื่อแสวงหาผลประโยชน์ที่ไม่ชอบธรรมได้ง่ายและพิสูจน์ความน่าเชื่อถือได้ยาก

แต่ถึงอย่างนั้นก็ใช่ว่าบิลเงินสดจะเป็นเอกสารที่ใช้งานในทางภาษีไม่ได้เลย เพราะหากสามารถระบุข้อมูลได้ครบถ้วนตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรก็จะสามารถนำบิลเงินสดไปใช้อ้างอิงในทางภาษีได้ตามปกติ โดยข้อมูลที่บิลเงินสดต้องระบุให้ครบถ้วน มีดังนี้

• แสดงชื่อ-ที่อยู่ พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ให้บริการ
• แสดงชื่อ-ที่อยู่ พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้เข้ารับบริการ
• แสดงรายการของสินค้าหรือบริการอย่างละเอียดห้ามตกหล่น
• แสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการเป็นอย่าง ๆ ไปให้ครบถ้วนมากที่สุด
• สินค้าหรือบริการที่ถูกระบุในบิลเงินสดต้องพิสูจน์ได้ว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจเท่านั้น

รายละเอียดมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ไม่ควรมองข้าม กรอกให้ครบจึงจะถือเป็นหลักฐานทางการเงินที่สมบูรณ์แบบและมีความน่าเชื่อถือนั้นเอง

ทราบหรือไม่ การไม่ออกใบเสร็จถือว่าผิดกฎหมาย

ในระบบการซื้อขายสินค้าหรือบริการหากผู้ให้บริการไม่ออก ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด แก่ผู้เข้ารับบริการ ถือว่าผู้ให้บริการนั้นได้กระทำผิดกฎหมาย ซึ่งอ้างอิงตามประมวลรัษฎากร มาตรา 127 ทวิ ใจความว่า ผู้ใดโดยตนเองหรือโดยสมคบกับผู้อื่นทำให้ไม่มีการออกใบรับหรือไม่ออกใบรับให้ในทันทีที่รับเงินหรือรับชำระราคาตามมาตรา 105 หรือออกใบรับเป็นจำนวนเงินน้อยกว่าที่รับเงินหรือรับชำระราคาจริง ต้องระวางโทษปรับไม่เกินห้าร้อยบาท หรือจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือทั้งปรับทั้งจำ เมื่อเป็นเช่นนี้แล้วผู้ประกอบการต่าง ๆ ควรระมัดระวังเรื่องการออกใบเสร็จอยู่เสมอ

ใบเสร็จที่มีการแก้ไขสามารถใช้อ้างอิงในทางบัญชีได้หรือไม่

ในทางบัญชีแล้ว ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด ซึ่งมีรายละเอียดไม่ครบถ้วนจะส่งผลต่อความน่าเชื่อถือในการนำไปใช้อ้างอิงทางบัญชี และใบเสร็จที่เกิดความผิดพลาดในหลาย ๆ กรณีก็ส่งผลต่อการนำไปใช้อ้างอิงเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการออกเอกสารผิด การเขียนข้อมูลผิดแล้วมีการแก้ไขในบางส่วนของใบเสร็จนั้น ซึ่งในความเป็นจริงแล้วเอกสารใบเสร็จที่ผ่านการแก้ไขจะสามารถนำมาอ้างอิงทางบัญชีได้หรือไม่นั้น ต้องแน่ใจว่าการแก้ไขไม่ได้บิดเบือนสาระสำคัญไป และต้องมีการลงชื่อกำกับการแก้ไขด้วยทุกครั้ง แต่เพื่อความแน่ใจควรปรึกษาเจ้าหน้าที่บัญชีเกี่ยวกับจุดที่ต้องแก้ไขก่อนจะเป็นผลดีมากกว่า แต่เอกสารใบเสร็จต่าง ๆ ที่ไม่มีการแก้ไขหรือไม่มีรอยลบเลยจะดีที่สุด

ในกรณี ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด พิมพ์ออกมาจากคอมพิวเตอร์แล้วเกิดความผิดพลาด เมื่อตรวจสอบดูแล้วพบว่าใบเสร็จเกิดความผิดพลาดในจุดใดจุดหนึ่งไม่ควรปล่อยผ่าน ควรที่จะทำการส่งคืนไปเพื่อผู้ให้บริการนั้น ๆ จะได้แก้ไขใบเสร็จให้ถูกต้องอย่างทันท่วงที หากผิดพลาดไปหนึ่งจุดก็อาจจะกระทบหลายส่วน โดยเฉพาะเรื่องความน่าเชื่อถือ หากมีอะไรที่พลาดหากนำไปเป็นหลักฐานต่าง ๆ อาจส่งผลต่าง ๆ ฉะนั้นเพื่อให้ได้ใบเสร็จที่สมบูรณ์พร้อมนำไปใช้อ้างอิงทางบัญชีโดยไม่เกิดปัญหาภายหลังและไม่ทำให้คุณผู้ซึ่งนำ ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด นั้นไปใช้ประกอบเป็นหลักฐานการรับหรือจ่ายควรที่จะทำให้ครบถ้วนสมบูรณ์เท่านั้น

จากข้อมูลในข้างต้นจึงสามารถสรุปคำตอบเรื่องความแตกต่างของ ใบเสร็จรับเงินและบิลเงินสด ได้ใจความว่าใบเสร็จทั้ง 2 แบบจะมีความเป็นทางการที่ไม่เท่ากัน ซึ่งความเป็นทางการของใบเสร็จจะมีผลต่อความน่าเชื่อถือที่จะนำไปใช้อ้างอิงในทางบัญชีอย่างมาก โดยใบเสร็จรับเงินจะเป็นเอกสารที่มีความเชื่อถือมากกว่าพิสูจน์ที่ไปที่มาได้ง่ายกว่า แต่ในขณะที่บิลเงินสดจะมีปัญหาด้านการพิสูจน์ที่ไปที่มาของใบเสร็จ ซึ่งหากบันทึกรายละเอียดที่เป็นสาระสำคัญไม่ครบถ้วนจะไม่สามารถนำบิลเงินสดมาใช้อ้างอิงทางบัญชีได้ แต่หากบันทึกรายละเอียดได้ครบถ้วนตามข้อกำหนดบิลเงินสดก็จะสามารถนำมาใช้อ้างอิงได้ตามปกติ

เมื่อพิจารณาอีกข้อเกี่ยวกับใบเสร็จที่มักมีปัญหาและไม่สามารถนำไปใช้อ้างอิงทางบัญชีได้ ปัญหาที่พบคือการระบุข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วนตามข้อกำหนด ซึ่งไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรูปแบบไหนก็ล้วนเกิดข้อผิดพลาดแบบนี้ได้เช่นกัน เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดแบบที่ไม่พึงประสงค์บ่อย ๆ ทั้งผู้ออกใบเสร็จและผู้รับใบเสร็จเองจึงควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารให้ดีเสียก่อน เพราะหากเกิดความผิดพลาดจะได้แก้ไขในตอนนั้นทันที หากท่านมีข้อสงสัยและอยากปรึกษากับทีมเจ้าหน้าที่สำนักงานบัญชี สามารถติดต่อได้ที่ Line ID : plusitiveaccounting

บทความจาก Station Account

เรียบเรียงโดย Plusitive Accounting Team